Conduceti o intalnire mare cu incredere folosind aceste tehnici

Instinctul tau de a fi preocupat de organizarea intalnirii saptamanale este de inteles. Intalnirile pot fi plictisitoare si ineficiente, mai ales cand au multi oameni in ele. Sunt, de asemenea, o reflectare a ta, liderul, si pot fie sa ajute, fie sa impiedice munca importanta pe care echipa ta trebuie sa o duca la bun sfarsit.

Consider ca echipele par sa cada intr-o extrema sau alta, avand fie prea multe intalniri care sunt redundante, nefocalizate si infunda calendarele, fie prea putine astfel incat nimeni sa nu comunice. Exista, de asemenea, o multime de comportamente proaste la intalniri acolo – intalniri care incep tarziu, care se deruleaza peste cap, au agende neclare, au participarea persoanelor nepotrivite si se incurca cu conversatii care devin necinstite. Intalnirile proaste pierd atentia oamenilor, punctul si impulsul de a face lucrurile prin colaborare. Iata modalitati de a invata cum sa o faci bine.

1. Intra intotdeauna cu un plan.

Conducerea unei intalniri bune necesita gandire, indemanare si strategie, asa ca nu o lua cu usurinta. Mai intai, ganditi-va la scopul intalnirii si la ceea ce incercati sa realizati. Iata cele trei obiective generale pe care sa va concentrati intalnirile:

  • Comunicare.  Intalnirile sunt o oportunitate pentru oameni de a comunica si de a auzi la ce lucreaza toata lumea. Este un moment pentru actualizari cu privire la proiecte, planificare, calendare si obiective. Este, de asemenea, un timp pentru discutii si rezolvarea problemelor, daca este necesar. Intalnirea este locul in care toata lumea poate sa vorbeasca si sa isi exprime opiniile.
  • Responsabilitate. Intalnirile sunt un moment pentru a verifica progresul si termenele limita. Este o modalitate de a-i trage pe toti la raspundere pentru ceea ce au spus ca vor face. Intalnirile tin proiectele si oamenii in miscare.
  • Proiectii.  Intalnirile sunt un moment excelent pentru a fi proactiv si a privi spre viitor pentru a depana, a stabili strategii si a crea idei despre cum sa mergem mai departe. Multe intalniri omit aceasta piesa esentiala si se concentreaza doar pe liste de sarcini, dar cred ca aceasta parte este vitala. A avansa in afaceri inseamna intotdeauna a fi proactiv.

2. Gestioneaza diferitele personalitati din camera.

Cel mai mare obstacol pentru o intalnire eficienta sunt oamenii din ea. Oamenii sunt complicati pentru ca difera in gandire si personalitati, ceea ce poate crea dinamici conflictuale. Cel mai simplu mod de a intelege si de a naviga pe oameni este de a-i grupa in doua categorii: externalizatori si internalizatori.

Externalizatorii  sunt personalitati active carora le place sa-si spuna gandurile. Ei isi exteriorizeaza gandurile si emotiile pe masura ce se intampla. Acesti oameni se bucura de conversatii pline de viata, de rezolvarea activa a problemelor si de sesiunile de brainstorming. Este mai probabil ca acestia sa abordeze probleme in acest moment si sa reactioneze. Ei tind sa nu fie fani ai gandirii de grup. In schimb, le place sa conteste normele si ideile oamenilor, determinandu-i sa argumenteze pentru ceea ce cred ei ca este cel mai bun rezultat posibil. Sunt buni sa tina un ochi pe imaginea de ansamblu si sa vina cu o multime de idei si solutii.

In timp ce externalizatorii sunt grozavi pentru a crea impuls si pentru a-i impinge pe toti sa gandeasca diferit, ei pot deveni o problema atunci cand domina conversatia (fara a lasa loc altora sa contribuie); deveni perturbator (dezbaterea discutiilor); si deraieaza agendele (concentrandu-se pe idei sau proiecte in afara domeniului de aplicare). Acesti oameni au, de asemenea, tendinta de a incepe si incheia intalnirile tarziu.

Internalizatorii  sunt personalitati pasive carora le place sa gandeasca inainte de a vorbi. Ei isi fac cea mai mare parte a vorbirii in cap. Nu le place sa vorbeasca de la mana si ar prefera sa fie exacte sau cel putin sa gandeasca bine lucrurile inainte de a se lansa in subiecte. Din acest motiv, ei vin pregatiti si bine cercetati pentru a discuta probleme, deoarece simt ca acest lucru conduce la rezultate mai bune. De asemenea, tind sa fie personalitati pasive carora le place sa mearga impreuna cu grupul. Nu le place perturbarea si simt ca opreste colaborarea. Ei nu intrerup oamenii si, uneori, prefera sa nu vorbeasca deloc si, in schimb, stau pe loc si asculta.

In timp ce interiorizatorii pot fi de ajutor pentru crearea unui mediu calm si stabil, devine neproductiv daca nu isi exprima parerea la intalnire, ci vorbesc apoi pe partea laterala – creand efectul intalnire dupa intalnire. De asemenea, pot ramane prea blocati pe agenda si sa nu permita discutii deschise sau capacitatea de a contesta normele.

Gestionarea diferitelor personalitati inseamna mult despre capacitatea de a gestiona productiv conflictul. In mod ideal, dorim intalniri in care toate ideile sunt prezentate, gandirea este contestata, voci diferite sunt auzite si faptele si acuratetea sunt luate in considerare.

Cel mai important, nu demonizati un singur tip de persoana, fie pentru ca sunt diferite de tine sau de grup, fie pentru ca te incomodeaza. Cele mai proaste intalniri sunt acelea in care toata lumea este la fel – fie ca striga unul peste altul, fie ca sunt de acord pentru ca le este frica de perturbari. Diversitatea in gandire este ceea ce creeaza cele mai stimulatoare conversatii si cele mai bune idei.

Pentru a desfasura o intalnire grozava, amintiti-va obiectivele si obiectivele generale si apoi gestionati acele personalitati pentru a obtine rezultate productive. Si intotdeauna asigurati-va ca incepeti si incheiati la timp!

Pe acelasi subiect

Recente